Da quando è scoppiata l’epidemia di Covid-19, quindi ormai da qualche mese, moltissimi lavoratori – la maggior parte in effetti – hanno avuto a che fare con lo smart working: la nostra casa, a seguito del lockdown e più in generale per via della diffusione del Coronavirus, è diventata il nostro ufficio. Per molti questo cambiamento nel modo di lavorare, di alcune abitudini, è stato più “traumatico”, per altri più piacevole, nel senso che il “lavoro agile” ha sicuramente i suoi pro e i suoi contro sui quali si è ampiamente discusso e dibattuto in questi mesi. Ma quali sono i principali strumenti, come anche le ultime novità, per gestire il lavoro da casa nel modo più efficiente?

Le chiusure di molti uffici e imprese – oggi alle prese con gli obblighi relativi al distanziamento sociale e con un nuovo concetto di sicurezza sul lavoro – non hanno lasciato molto tempo ai vari datori di lavoro, grandi o piccoli, di organizzarsi al meglio, ma provvedere nel mettere a disposizione del lavoratore i giusti tool e tecnologie è davvero fondamentale.

Smart working, le piattaforme che rendono il lavoro davvero “agile”

Praticità, funzionalità, velocità: sono tre aggettivi, tre qualità, che devono possedere gli strumenti che utilizziamo per lo smart working, in modo tale che il lavoro da casa non diventi un peso o arrivi a rappresentare un peggioramento delle condizioni in cui svolgiamo le nostre quotidiane attività. Assolutamente fondamentale è poter condividere facilmente contenuti, modificare file e avere una comunicazione con colleghi e collaboratori che sia davvero “smart”.

Qui di seguito un elenco delle piattaforme più funzionali e utilizzate in questi mesi dai lavoratori per collaborare e comunicare:

G-Suite

Anche conosciuta, almeno fino a qualche tempo fa, come Google apps for work e Google apps for business, la G-Suite comprende, Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar e Documenti ed è davvero un pacchetto “base” per lo smart working davvero indispensabile. Tramite questo è possibile memorizzare e sincronizzare i contenuti, fare videoconferenze, accedere alla messaggistica istantanea e a fogli e documenti condivisi.

Cisco Webex Meetings

Riunioni online, videoconferenze, condivisione di testi audio/video tra i vari partecipanti: sono le funzioni di questa piattaforma, la quale consente al team di lavoro di accedere a tutto il materiale di cui ha bisogno con la garanzia della sicurezza dei dati.

Slack

Questa piattaforma è la vera scoperta di questi ultimi mesi da parte di tantissimi lavoratori e aziende: Slack è un software molto utile ed efficiente per la messaggistica istantanea che mette a disposizione diversi canali diciamo “tematici” per organizzare il lavoro. Molto utile anche la possibilità di sincronizzare la piattaforma con Google Drive, Trello, GitHub, Google Calendar e altri diffusissimi applicativi.

Trello

In questo caso parliamo di un software che consente ad ogni team di lavoro di gestire le proprie attività tramite una suddivisione efficacie e all’insegna dell’efficienza.

Asana

Si tratta di un’applicazione web e mobile molto utile sempre per quanto riguarda l’organizzazione del lavoro di un team; Asana va ad agevolare la suddivisione di attività e task specifici e permette un monitoraggio del lavoro e del suo avanzamento.

MindMeister e Miro

Queste piattaforme sono entrambe lavagne virtuali funzionali per il brainstorming e le mappe mentali e consentono ai suoi utenti, quindi i team di lavoro, di organizzare e sincronizzare le attività, tenendone sempre sotto controllo lo stato di avanzamento.

Multipartner

Cooperazione efficiente e scambio di dati in totale sicurezza sono una vera e propria mission dei creatori di questo software. I file possono essere condivisi e archiviati in modo molto semplice e veloce.

TeamViewer e Sygma Connect

Si tratta in questo caso di due strumenti davvero utili per il lavoratore in smart working, dato che essi consentono l’accesso da remoto al proprio pc e a tutte le sue applicazioni con qualsiasi dispositivo mobile e device tramite qualsiasi browser.

Per quanto riguarda invece le più diffuse ed efficienti piattaforme di comunicazione tra i vari membri di un team di lavoro o di un’azienda troviamo, oltre ai più famosi Skype e Zoom, Adobe Connect, Joinconference, Citrix Go ToMeeting, Vidyo, SkyMeeting Live, Teleskill Videoconferenza Live e Join Conferencing provider.

Smart working, le ultime novità

Tra le ultime novità per quanto riguarda lo smart working, poi, troviamo Digital Work City, piattaforma lanciata dalla startup per l’innovazione sul lavoro White Libra. Essa aggrega domanda e offerta, permette la costituzione di team di lavoro in remoto e gestisce tutti gli aspetti contrattuali e contributivi, compresi fatturazione e pagamenti. Il proposito di White Libra, che ha implementato questo strumento davvero all’avanguardia, è quello di creare  una “città digitale del lavoro” in cui siano integrati più di 100 servizi digitali (quali, ad esempio, il supporto in ambito di project management, il data repository, la consulenza legale, il credito agevolato, la previdenza integrativa).

All’avanguardia per quanto riguarda la gestione del “lavoro agile” anche alcune piattaforme che sfruttano tecnologie di intelligenza artificiale o blockchain: parliamo, ad esempio, di Sensitrust, che ha l’obiettivo di migliorare efficienza, efficacia e sicurezza di negoziazione e transazioni in un ambiente di lavoro vasto e decentralizzato.

Sempre tra le ultime novità e viaggiando nella direzione della garanzia di una maggiore sicurezza per le proprie attività lavorative troviamo uno strumento davvero all’avanguardia del Made in Italy: si tratta di VDesk, una scrivania digitale messa a punto dalla startup romana Live Box. Essa permette di diffondere e sincronizzare informazioni in modo semplice ed immediato e lascia al lavoratore maggiori spazi di autonomia. Le informazioni condivise tramite VDesk, peraltro, sono crittografate e messe in totale sicurezza tramite un semplice click grazie ad un sistema di autenticazione a due fattori e uno standard crittografico militare (AES- 256).