Tra i nodi della contemporaneità c’è la gestione del tempo: le aziende sono alle prese con il problema del Time Management. L’Intelligenza Artificiale può aiutarci a “raddoppiare” la nostra dimensione temporale: mentre noi svolgiamo una mansione, l’IA si occupa di qualcos’altro. L’intervista a Francesco Elmi, CMO di QuestIT

Il vero problema di oggi è il tempo: nel mondo più di 8 lavoratori su 10 non riescono a gestirlo efficacemente, così la soft skill del “Time Management” diventa una delle qualità più ricercate da leader d’impresa e HR Recruiter, anche in vista delle prossime annate. Si tratta in fondo di una dote che aiuta ad affrontare le mansioni quotidiane e che non sembra così diffusa, soprattutto in una società sempre più veloce e frenetica come la nostra.

Il cosiddetto time management si attesta addirittura come una competenza quasi completamente assente nei workplace di tutto il mondo. Infatti, stando ai dati raccolti da LinkedIn, l’82% dei professionisti non è in grado di gestire il tempo in maniera efficace sul posto di lavoro e, inevitabilmente, non riesce a rispettare le deadline imposte dai superiori né a portare loro risultati rilevanti.

Un ulteriore approfondimento strutturato sempre da LinkedIn mostra che più del 40% dei professionisti a livello globale si è iscritto o ha già partecipato nel corso dell’anno corrente a corsi formativi utili con l’obiettivo di scoprire i segreti del tempo e del difficile “mestiere” di saperlo utilizzare al meglio, diventando così ottimi “Time Manager”.

Vanno in questa direzione le ricerche condotte da Espresso Communication per conto del Consorzio Vero Volley, una struttura di riferimento nel mondo della pallavolo nazionale e internazionale che ha organizzato “Il tempo dello sport. Il tempo per riflettere”, un ciclo di incontri ospitati dagli atenei meneghini, che continuerà nel 2025.

Insomma il Time Management è uno snodo sempre più centrale per le imprese. QuestIT, ad esempio, è un’azienda specializzata in soluzioni di Intelligenza Artificiale per il business e a sua volta si sta occupando del tema e delle possibili applicazioni dell’IA nella gestione del tempo. Abbiamo intervistato il Chief Marketing Officer Francesco Elmi.

Come approcciate il tema del Time Management?

Siamo in un momento veramente distintivo, lo dico sia come professionista sia come persona. Si ha la percezione di un’accelerazione costante. Stiamo vivendo davvero un’epoca – anzi, per certi tratti la stiamo subendo – in cui la tecnologia in generale ha azzerato drasticamente i tempi di attesa e di risposta. C’è l’aspettativa di avere risposte immediate e precise, veramente a tempo zero.

Questo è anche un piccolo paradosso, perché se da un lato possiamo fare tante cose in meno tempo, dall’altro ci sentiamo veramente sempre più pressati. Abbiamo meno tempo a disposizione, tante incombenze e un continuo di notifiche. Adesso c’è il trend del multitasking, cioè dobbiamo per forza fare tante cose fatte bene nello stesso tempo. Inoltre, c’è la sovrapposizione tra mondo professionale e personale.

In un momento in cui tutti dicono che i dati sono il vero petrolio, in realtà a esserlo è il tempo, perché chi è in grado di generare tempo, allora è in grado anche di migliorare la propria quotidianità lavorativa e privata. La sfida, se vogliamo, è gestire bene il tempo tra la propria vita personale e quella lavorativa, che per certi versi si intreccia. Tutti i manager tendenzialmente devono intrecciare le attività, perché a volte ce ne sono alcune, come quelle delle relazioni, che… non hanno tempo: è sempre il momento di fare relazione.

Questo è un altro paradosso ancora. Nonostante viviamo in un momento in cui dobbiamo necessariamente fare oppure vogliamo tutto e subito, stiamo anche perdendo di vista che per creare una relazione invece ci vuole tempo. Anzi, la relazione si fonda sul tempo.

La gestione del tempo è un problema diffuso, di cui le aziende si stanno occupando? Colpisce le risorse umane?

Questo è un tema fondamentale, molto caldo e sensibile. Siamo in un momento in cui tutte le aziende si stanno focalizzando nella ricerca di massimizzare e ottimizzare il tempo dei propri lavoratori, dipendenti e manager.

Noi ci occupiamo di Intelligenza Artificiale in un momento storico in cui l’IA ha penetrato qualsiasi settore. In un primo momento si cercava addirittura di trovare il modo per sostituire il dipendente, ora in maniera più etica si sta iniziando a trovare la modalità per cui il dipendente possa delegare azioni ripetitive per concentrarsi veramente su problemi specifici. Le aziende ci stanno chiedendo questo.

La ripetitività è sicuramente un argomento importante: le aziende cercano soluzioni per poterla azzerare. Immagino le imprese del settore utility, le banche, i manager dell’innovazione, i marketing manager: sono tutti sommersi da richieste di questo tipo, per portare risultati.

Quali possono essere le soluzioni pratiche, le tecniche e le tecnologie?

C’è da dire che non tutte le aziende sono uguali e quindi il time management non può essere applicato in modo rigido e standardizzato. Va calibrato su fattori come le caratteristiche del team, le sue dimensione, la composizione, le competenze, hard e soft skills, background culturali, stile di comunicazione, talvolta anche la geografia: in base alla posizione in si trova l’azienda, c’è una cultura differente nella gestione.

In realtà ci sono delle tecniche. Una delle più importanti che si studia è quella della Matrice di Eisenhower: nel momento in cui si vanno a pianificare gli obiettivi di business, si capisce quali sono quelli “importanti e urgenti”, “importanti ma non urgenti”, “non importanti ma urgenti” e “non importanti e non urgenti”. Questo almeno ci aiuta a classificare.

Però tendenzialmente un fattore importante è l’organizzazione della struttura, a partire dalla gestione degli interrupt che arrivano: sono quelli che fanno perdere veramente tempo. Questo è uno degli aspetti su cui l’Intelligenza Artificiale può intervenire.

Poi ad esempio c’è il tema delle nuove modalità organizzative dello staff. Anche in Italia da diversi anni è arrivata questa nuova cultura. Si predispongono i team per raggiungere micro-azioni, per poi arrivare alla soddisfazione della macro-task. Questo porta a gestire meglio le lavorazioni, gli interrupt, e in realtà a fare anche la cosiddetta retrospettiva. Così si comprendono determinate interruzioni o le cosiddette criticità.

Qui l’intelligenza artificiale entra ufficialmente in gioco per il Time Management?

Si apre un capitolo. Innanzitutto c’è la gestione dell’agenda. È chiaro che per una persona che intrattiene relazioni con fornitori, clienti, team interno… una gestione dell’agenda magari fatta su diversi canali può essere facilitata dall’IA per capire meglio gli slot orari e non incastrarli uno dietro l’altro, concedendo tempo per poter prendere un po’ di fiato e concentrarsi sulla riunione successiva. Questa è solo la prima fase dell’IA, adottata per gestire appunto l’agenda e le domande ripetitive che arrivano fuori dall’orario lavorativo.

La seconda potrebbe prevedere reagent specializzati nel compiere determinate azioni. Daremo all’Intelligenza Artificiale task ripetitive. Nel campo marketing, ad esempio, l’IA potrebbe riuscire a leggere bene gli insight, proporre in autonomia contenuti per la prossima newsletter e gestire gli orari. Ovviamente sempre con la supervisione umana per un controllo.

Tendenzialmente più andiamo avanti, più avremo un’IA che potrà gestire meglio il tempo e che soprattutto potrà essere anche addirittura predittiva. Comprenderà le difficoltà del progetto, orchestrerà quali possono essere le persone in grado di intervenire e formulerà un’eventuale proposta.

Sembra fantascienza e invece…

Si tratta di dare in pasto i dati all’Intelligenza Artificiale, insieme alle nostre conoscenze. Potremmo anche parlare di eredità digitale. Questo è un altro concetto fondamentale. Le macchine ovviamente non hanno conoscenza. Però se do loro la mia e insegno a gestire i dati come lo farei io, allora a quel punto lei ti può aiutare a gestire quel task, mentre l’essere umano si occupa di altro.

Mentre parlo con te in questo momento, la mia Intelligenza Artificiale potrebbe rispondere a qualche domanda su come prendere un prossimo appuntamento. Oppure potrebbe indicare il motivo della prossima chiamata con un probabile fornitore, selezionando il topic degli argomenti.

Questo da un certo punto di vista può preoccupare perché significa il raddoppio del tempo e della dimensione temporale, in sostanza

È l’idea di eredità digitale. Dai la tua eredità digitale all’IA in modo che possa compiere per te qualcosa. Per come la vedo io, è un boost. In questo momento dovrei leggermi tante e-mail oppure fare anche la summarization di un testo. Diventa un collega che mi aiuta a vedere quali sono i topic e, grazie a una buona sintesi, risparmio del tempo. Avere un’assistente virtuale che ti aiuta a fine giornata a raccontare quello che è successo ti evita di andarti a leggere la tua dashboard per task.

Il time management dipende anche dalla maturità e dall’esperienza delle persone. Un manager che ha lavorato per diverse aziende piccole, medie e grandi riesce a capire qual è la qualità del tempo e come meglio orchestrare le risorse.

È fondamentale poi, come stanno facendo diverse aziende, far comprendere che alcune volte staccare la spina, prendere una boccata d’aria e riflettere su quello che si sta facendo permette veramente di concentrarsi meglio. L’idea non è più lavorare per forza otto ore al giorno. Si passa allo smart working, alla settimana di quattro giorni lavorativi e alla semplice possibilità di fare una passeggiata mentre si lavora.

Il time management deve nasce anche dal connubio tra la persona che vive la quotidianità aziendale e le risorse a disposizione per arrivare al goal. Perché se quest’ultimo è tendenzialmente troppo lontano, si rischia di affogare tra le cose da fare.